Das Wichtigste vorab: ein Sicherheitskonzept erstellen Sie damit Ihre Teilnehmer nach dem Event wieder gesund und munter nach Hause kommen. Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen genießen den Ruf, nur für die Behörden und damit lediglich eine bürokratische Angelegenheit zu sein. Dem ist keinesfalls so! Wir vergleichen das ganz gerne mit der folgen Situation: Jede Stewardess wird in Wahrheit darauf vorbereitet, im Notfall alle Passagiere sicher aus dem Flugzeug zu bringen. Genau so sollten Veranstalter, neben der Unterhaltung und dem Catering, unbedingt für die Sicherheit Ihrer Gäste sorgen.

Was gehört in dein Sicherheitskonzept?

Das ist eine echte Gratwanderung, denn Sie muss das Zumutbare an Vorkehrungen getroffen haben; aber auch nicht zu viel. Doch wie viel ist zumutbar, vernünftig und wie viel ist rechtskonform? Das bleibt im individuellen Fall unklar und somit bleibt immer ein gewisses Restrisiko für Sie als Veranstalter bestehen.

Am wichtigsten ist es, dass Sie auf Notfälle vorbereitet sind und vor allem, dass Sie und Ihr Team Notfall-Szenarios proben. Denn nur was ohne Nachdenken aus der Erinnerung wieder hervorrufen können, was geübt ist, können wir im Ernstfall also unter Schock überhaupt abrufen. 

Doch schauen wir einmal genauer auf die Bereiche, die Sie als Veranstalter prüfen (lassen) sollen. Am einfachsten geht das, wenn Sie sich als Veranstalter die folgenden Fragen stellen: Diese sind übrigens keine verbindlich, rechtliche Empfehlung sondern nur als Anregung für Sie gedacht.

• Muss ich ein Sicherheitskonzept erstellen?
• Habe ich alle Genehmigungen eingeholt und alle Behörden eingebunden?
• Sind meine Mitarbeiter, Helfer und Dienstleister entsprechend geschult?
• Weiß jeder, wofür er verantwortlich ist?
• Habe ich meine Dienstleister geprüft und geschult?
• Was passiert in welcher Reihenfolge bei einem Notfall? Kennen alle Beteiligten den Notfallplan?
• Wer entscheidet was im Ernstfall?
• Wie evakuiere ich im Ernstfall die Location oder das Gelände?
• Habe ich einen Evakulierungsplan erstellt? Und hat der Betreiber der Location ein Räumungskonzept parat?
• Wie kann ich kommunizieren – mit wem und auch ohne Strom oder Internet?
• Habe ich die Bestimmungen für den Brandschutz eingehalten?
• Brauche ich einen Ordnungsdienst?
• Wie viele Besucher dürfen maximal kommen und sind dafür die Wege- und Fluchtpläne ausgestellt?